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La Self Service BI : une forme de projets BI agiles ?

A l’occasion des Journées SQL Server (organisées par le GUSS, Groupe des Utilisateurs de SQL Server), j’ai eu l’occasion d’assister à une table ronde revenant sur la mise en place d’une offre de Self Service BI à la Banque de France.

Je vous propose ici un résumé de cet échange ainsi qu’une réflexion avec mon regard de non initié sur le sujet.

Pour animer cette table ronde nous avions en face de nous (de gauche à droite) :

  • Jean-Pierre RIEHL, Responsable de la practice SQL chez Azeo
  • Olivier JACQUEMONT, Adjoint au Responsable du Service Information Management à la Banque de France
  • Pierre-Sébastien MALLERET, Manager Microsoft BI chez Novedia
Avant tout, si comme moi vous n’aviez entendu parler de Self Service BI avant, je vous propose la définition suivante :
La Self Service BI consiste à donner aux utilisateurs la capacité de réaliser leurs propres modèles d’analyses.

Retour sur 9 mois de Self Service BI à la Banque de France

Parmi les raisons mentionnées par Olivier JACQUEMONT pour expliquer la démarche menée à la Banque de France, j’ai retenu :

  • l’impact de l’effet tunnel sur les projets Corporate BI
  • le manque d’autonomie des utilisateurs

Parmi les cas d’utilisation mentionnés, citons :

  • le cas de volumétries importantes non supportées par Excel (plus de 120 millions de lignes)
  • le besoin de croiser des données issues de différentes sources
  • le souhait de pouvoir réaliser des analyses rapides afin de vérifier que des actions mises en place ont porté leurs fruits

Dans le contexte de la Banque de France, la solution qui a été privilégiée est Power Pivot 2010, laquelle a été déployée avec une volonté de quick win. Afin de prendre en compte les contraintes sans perdre de vue l’objectif d’apporter de la valeur aux utilisateurs rapidement, le déploiement aura nécessité une mise en oeuvre par étape et de la souplesse :

  • contourner les contraintes du parc machines (XP / Office 2007) de départ en installant la solution sur un serveur Terminal Server
  • profiter des actions de migration de postes vers Windows 7 / Office 2010 pour mettre à disposition Power Pivot sur les postes des utilisateurs concernés
  • utiliser System Center Configuration Manager (SCCM) pour la gestion du parc et l’industrialisation du déploiement de Power Pivot et de ses pré-requis
  • traiter les cas particuliers (télétravail, authentification sur un système non Windows ou une base de données non SQL Server)

La démarche suivie est assez pragmatique et les intervenants ont clairement suivi une logique de maximisation du ROI tout en proposant des solutions accessibles à la grande majorité des utilisateurs.

Cette vision technique et organisationnelle a permis de gérer la contrainte de l’accès aux outils. D’après les intervenants, cela n’aurait pas été suffisant pour que des pratiques de Self Service BI soient pérennisées : l’existence d’un accompagnement personnalisé est indispensable pour l’adoption et permet d’aller plus loin dans les usages.

Les intervenants nous ont donc partagé les différentes initiatives et projets menés qui, que ce soit par l’exemple de la démarche de formation née des utilisateurs eux-mêmes, de séances de formation destinées à concrétiser les cas d’usages et mettre le pied à l’étrier, ou de projets d’accompagnement en mode accompagnement/conseil, ont confirmé l’importance de l’accompagnement et en particulier des interactions.

La complémentarité des approches pour une BI agile

En fin d’intervention, il a été question de confronter la Self Service BI avec la BI traditionnelle (Corporate BI) et ce sont les éléments abordés qui m’ont laissé entrevoir une forme d’agilité dans la mise en oeuvre d’un projet de Self Service BI (tout du moins dans le contexte qui faisait l’objet du retour d’expérience).

Voici les constats partagés :
  • la Self Service BI apporte une réelle valeur ajoutée dans la capacité procurée à l’utilisateur de croiser les données exploitée par la Corporate BI avec des données externes
  • la Self Service BI n’éloigne pas les utilisateurs de la Corporate BI, au contraire elle introduit un effet d’entrainement : ce qui a pu être expérimenté avec succès peut par la suite être industrialisé, et le cycle d’expérimentation peut reprendre
  • la Self Service BI ne remplace pas la Corporate BI, elle met en valeur la BI

Pour illustrer, il a été mentionné un projet mené autour de l’obtention de statistiques d’utilisation de sites SharePoint, projet pour lequel le succès d’un prototypage avec Power Pivot a aboutit par la suite à un projet d’industrialisation qui a permis d’améliorer l’offre de statistiques pour les différentes Directions Métier.

Pourquoi je songe à l’agilité lorsque je ressors de cette session retour d’expérience ? J’essaie de vous le résumer en replaçant les valeurs du manifeste agile dans le contexte.

Les individus et leurs interactions plus que les processus et les outils
  • L’utilisateur est accompagné dans la prise en main de l’outil et conseillé sur le cas d’usage qui l’intéresse. Le consultant est en contact direct avec ce dernier et s’attache à sortir de sa zone de confort technique pour s’intéresser et s’approprier le métier.
  • Les utilisateurs sont réunis, aidés à se familiariser avec l’outil et à identifier des cas d’usages, cela n’a pas été mentionné mais il n’y a qu’un pas pour aboutir à la création d’une communauté de pratiques
  • Cela a été mentionné en fin de session dans les perspectives, la Self Service BI ne se limite pas à un champ d’action mono-utilisateur puisqu’il est par exemple possible de mettre en place collaboration et partage via Power Pivot pour SharePoint.
Des logiciels opérationnels plus qu’une documentation exhaustive
  • L’élaboration d’un modèle d’analyse se base sur de simples échanges et un prototypage, bien loin de documents d’analyse ou spécifications volumineuses.
  • L’utilisateur peut rapidement, à moindre coût, et avec un bon niveau d’autonomie, réaliser des analyses plus ou moins complexes répondant à son besoin, et itérer jusqu’à obtenir satisfaction.
  • L’utilisateur valide son besoin, sa faisabilité, et peut remettre aux équipes IT quelque chose de fonctionnel qui illustre son besoin.
La collaboration avec les clients plus que la négociation contractuelle
  • Donner l’opportunité à l’utilisateur de combler ses besoins en le conseillant et en l’accompagnant, plutôt que de l’engager dans un projet potentiellement long et périlleux dont il devra justifier l’investissement.
L’adaptation au changement plus que le suivi d’un plan
  • Chercher le ROI le plus important sur le court terme et faire preuve d’adaptation en profitant des changements qui s’opèrent.
  • Viser court terme plutôt que planifier les différents changements nécessaires à la mise en place du service.
  • Les idées et l’innovation portées par un individu peut amener des bénéfices pour l’ensemble de l’organisation.

Conclusion

Un petit bilan chiffré sur les 200 jours passés :
  • 150 utilisateurs
  • 2700 heures d’utilisation en Terminal Server

Là où les développeurs utilisent des outils RAD ou solutions de prototypage rapide pour expérimenter avant d’industrialiser, les webmasters exploitent les CMS et autres portails mettant à disposition de nombreux composants sur étagère pour évaluer la réactions du visiteur avant d’affiner la solution, les analystes BI ont eux les outils de Self Service BI.

L’objectif n’est pas ici d’affirmer que l’agilité dans la BI se résume à la Self Service BI (on me glisse à l’oreille que j’aurai effectivement tord d’être aussi réducteur). Au contraire, c’est un exemple d’opportunité permettant d’amener l’agilité dans la BI au sens du processus projet. Les pratiques de développement ne sont pas en reste puisqu’il y a notamment eu un ensemble de sessions l’après-midi de la seconde journée des Journées SQL Server (automatisation des développement avec BIML, automatisation des tests avec NBi, TDD avec DbFit, intégration continue avec TFS), à laquelle je n’ai malheureusement pu assister pour apporter des compléments.

Pour le lecteur intéressé, le propos de la session était enregistré et le support de présentation est disponible (tout comme ceux des autres sessions via la page suivante (nécessite un compte GUSS).

  1. Eric Siber
    December 23rd, 2013 at 11:44 | #1

    Suite à la publication par le GUSS, les liens vers le Webcast et le support de présentation ont été mis à jour en fin d’article.

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